|
 +7 936 287-20-60 (Время работы: с 9.00 до 18.00 по Московскому времени)
Мы также доступны в Telegram и WhatsApp. Важная информация будет публиковаться на канале Telegram по ссылке telegram.me/InfoVernadsky
E-mail: info@vernadsky.info
|
Рекомендации по составлению электронных писем
Представляем вашему вниманию рекомендации по составлению электронных писем. Они включают в себя некоторые общие правила этикета ведения электронной переписки и рекомендации касательно того, как сформулировать свое письмо так, чтобы мы вас лучше поняли и точнее ответили на ваш вопрос.
1. В письме обязательно должна присутствовать тема. Тема должна быть сформулирована таким образом, чтобы адресат (получатель) мог понять, о чем письмо, не открывая его. При этом тема должна быть краткой и умещаться в поле зрения в ящике входящих писем. Будьте внимательны при формулировке темы: не имеет смысла присваивать тему «Конкурс им. Вернадского» письму, адресованному оргкомитету Конкурса: во всех получаемых нами письмах речь идет о Конкурсе, и такая тема не внесет никакой конкретики.
2. Не забывайте представиться таким образом, чтобы адресат понимал, с кем он ведёт диалог. В случае общения с оргкомитетом Конкурса не забывайте указать номер своей работы и то, являетесь ли вы участником, руководителем работы, родителем участника и пр. Представление может частично дублировать подпись, однако при его отсутствии адресат пребывает в дезориентированном состоянии до тех пор, пока не дочитает письмо до подписи, и оказывается вынужденным перечитывать ваш текст во второй раз.
3. В теле письма необходимо исчерпывающие описать проблему, даже если Вы уже обсуждали вопрос с членами оргкомитета по телефону, на форуме или как-либо ещё (в этом случае необходимо дополнительно сослаться на разговор). В период проведения Конкурса на нашу почту приходит большое количество писем, и даже если ваше письмо будет открыто именно тем человеком, с которым вы говорили, ему может быть непросто вспомнить о разговоре.
4. Тело письма не может быть пустым. Даже если вы высылаете вложения, о которых непосредственно перед отправкой шла речь или название которых указано в теме, в теле письма необходимо указать, что вы отправляете. Так же бывает полезно добавить фразу «В соответствии с договоренностью..», если вы предварительно обсуждали вопрос с организаторами.
5. Вложения. При прикреплении к письму файлов об этом в теле письма обязательно пишут: «высылаю файл..», «прикрепляю..», «во вложениях — ..», что бывает особенно полезно в случаях, когда текст письма наличия вложений не подразумевает, а сами вложения оказываются вне поля зрения в окне браузера или почтового клиента.
6. В конце письма ставится подпись: указывается имя, фамилия и кем является адресант (отправитель): участником конкурса, руководителем, родителем и т.д.
7. Не создавайте новых цепочек писем! Всегда «отвечайте» на письмо вместо того, чтобы «создавать новое». Таким образом, если диалог состоит более, чем из одного письма, у адресата будет возможность прочитать предыдущие письма цепочки и вспомнить суть предшествовавшей переписки. В противном случае для поиска контекста, необходимого для понимания сути проблемы, адресату придётся выполнять дополнительные действия.
8. Новую цепочку можно начать, если вы пишете по новому вопросу, для которого контекст предшествовавшей переписки не имеет значения.
Данные рекомендации являются основными к составлению электронных писем. Вы можете ознакомиться с более подробными правилами этикета ведения электронной переписки в соответствующих статьях в Интернете.
|
|
|
ВКонтакте